教職課程認定申請業務におけるデータマネジメント

はじめに

　2020年（何月か忘れました…）に「教職課程認定に係る申請書，変更届，事後調査対応届等の提出方法について」が各大学に発出され，2020年度申請分（2022年度開設分）から，申請書の提出方法が従来の紙媒体から電子ファイル（PDF）に変更となりました。提出方法の変更に伴い，これまで以上に教職課程認定申請業務におけるデータマネジメント（ここでは申請書類データの作成ルール決め，効率的な管理・加工，効果的なツール使用の意）が求められるようになりました。

　そこで本記事では，筆者の申請経験から，申請業務を効率化するデータマネジメントについて一例を紹介したいと思います。

申請書作成方法の大原則

　まずは，最新版の「教職課程認定申請の手引き」から，おさえておくべき申請書作成の主なポイントを整理します。

・申請書はPDFファイルにまとめ，…電子ファイルで提出すること。書類の郵送及び持参の必要はない（p.15）。

・各様式は，以下の表（注：省略）の「番号」欄ごとに含まれる書類を１つのPDFファイルにまとめ，「しおり」欄の指定のとおり，しおりを付すこと。また，ファイル名は「ファイル名」欄の指定のとおりとし，末尾に大学名を入れること（同上）。

・ファイルごとに（様式第４号は，教員ごとに）右肩にページ番号を振ること（p.17）。

・全ての書類は，紙媒体のスキャンではなく，電子媒体をPDFファイルに変換して作成すること（同上）。

・PDFファイルの表示設定を，以下※１～※３のとおり設定すること（同上）。

　※１　ファイルを開いたときに「しおり」が表示されるようにすること

　※２　ページレイアウトは「連続」

　※３　表示比率は「幅に合わせる」

　細々とした指定がなされています。この中でも特に手を焼くのは「しおり」です。

シラバスへの「しおり」付与

　「しおり」はPDFのページ数が多く，お目当てのページをスクロールで探すのが大変な場合に便利な機能で，ジャンプしたいページに「しおり」を付けておくと，ワンクリックでそのページを閲覧することができます。

　課程認定申請の際に添付するシラバスは，認定を受けようとするすべての科目について作成する必要があり，これを一つのPDFファイルにまとめます。このファイルは，「授業科目ごとにしおりを付すこと」（p.16）とされており，150科目のシラバスを提出する際には150個もの「しおり」を作成しなければなりません。一つ一つ手入力で「しおり」を付ける作業はかなりの手間と時間を要します。

　この作業で便利なのは，アドビ株式会社のAdobe Acrobat DCです。Acrobatでは複数のwordファイルを結合してPDFにする際に，「オプション」から「しおりを作成」にチェックを入れておけば自動で「しおり」が作成されます。株式会社ジャストシステムのJUST PDFをお使いの方も多いかと思いますが，JUST PDFでもwordファイルを結合してPDFにする際に，「変換設定」から「しおりを作成する」にチェックを入れれば「しおり」の自動作成が可能です。

　Acrobatで「しおり」を作成する場合，結合するwordファイルのファイル名が「しおり」になります。ここでデータマネジメントですが，ファイル名をどのようなルールで付けるのか，事前のルール決めが後々効率的に業務を進めるために必要になります。例えばファイル名が「20211001作成_教職入門（修正版）_鈴木作成」「（★提出用）教育原理」のように各教員が自由に作成したファイルを結合すると，これがこのまま「しおり」になり，申請書類としての見栄えはいいものではありません。審査する側も，これを頼りに科目を検索するのは大変でしょう…。

　もう１点考慮しなければいけないのは，複数のwordファイルを結合してPDFにする作業です。シラバスは「様式第２号の順に並べる」（p.51）必要があります。150科目のwordファイルが格納されているフォルダから，様式第２号を見ながら，順番に一つ一つAcrobatに追加していくのは大変な作業です。そもそも，150科目のwordファイルをフォルダ内で様式第２号の順に並べておけば，Acrobatへの追加は一番上のファイルをクリックした後，Shift + 一番下のファイルをクリックしてペーストで済むわけです。そこで，シラバスのファイル名冒頭に科目番号を付しておくと便利です。

　つまり，「000_（科目名）」というフォーマットで各教員にシラバス作成を依頼する，各教員は授業計画等入力後，ファイル名を修正して「139_教育の制度」というファイルを提出する，こうして集めたファイルを一つのフォルダに入れておけば，Acrobatへの追加も超簡単に，かつ，「しおり」としても見栄えの良いものができあがります。

　教員に配布するフォーマットのファイル名を工夫する以外にも，フォルダ内にある複数ファイルのファイル名をリネームするフリーソフトなども申請業務の効率化に使えそうです（twitterの同業者の皆様に教えていただきました。ありがとうございます！）。

教員個人に関する書類（様式第４号）への「しおり」付与

　様式第４号は「教員ごとに「通し番号＋氏名」のしおりを「①履歴書」ページに付すこと」（p.16）とされています。これがやっかいです。様式第４号は，①履歴書，②教育研究業績書，③教員就任承諾書の３種類ありますが，それぞれ別のwordファイルで文科省から配布されます。シラバス同様にAcrobatで「しおり」を自動作成すると，①履歴書ページ以外にも余計な「しおり」が作成されてしまいます。かといって，自動作成をせず，手動で一つ一つ「001_文科太郎」と手入力していっては教員数が多い場合に大変です。どういった方法が効率的でしょうか…情報提供お待ちしてます。

その他のデータマネジメント

　このほか，例えば「教育研究業績書」の様式を各教員に配布する際にも，筆者は次のような工夫をしています。執筆した論文等の概要を記入する「担当授業科目に関する研究業績等」欄では，文科省配布様式をそのまま教員に配布すると，経験上，次の画像のように，Enter（改行）でレイアウトを整えるケースが多く見られます（文科省配布様式の作成例がそうなっているので…）。

　この場合，例えば，「概要」欄に執筆担当部分を追記したり，著者名を追記したりといった修正を加えた場合，「概要」欄のみ行ズレが生じてしまい，その他５項目も改行を加え，レイアウトを整える作業が発生します。

　この手間を省くために，レイアウトタブから「下に行を挿入」し，行を区切る罫線をテーブルデザイン＞飾り枠タブから「罫線なし」にします。そうすることで一つの業績に一つの表が割り当てられ，後々文章を修正し，行数が変更になった場合でも，いちいちEnter（改行）でレイアウトを整える必要はなくなります。

　ほかにも，「教職課程コアカリキュラム対応表」を作成する際には，「教職課程コアカリキュラム対応表（一覧）」には各個別のコアカリキュラム対応表の該当ページ数を記載する，個別のコアカリキュラム対応表にはシラバスの掲載ページ数を記載するという仕様になっているので，書類作成工程をつくる際には，シラバス→個別のコアカリキュラム対応表→教職課程コアカリキュラム対応表（一覧）という順序になるよう工夫しています。紙媒体で申請していたときは，このように参照ページ数を記載してあると審査側は該当ページを見つけやすく便利だったと思います。しかし今は電子媒体（PDF）申請で上述の「しおり」も付けますし，紙媒体に比べ検索性も高いので，本当に書類上必要なのか検討してほしいと個人的には思います。

さいごに

　データマネジメントと大袈裟に書きましたが、申請の電子化に伴う小技や裏技、細かなTipsの蓄積，共有が大事かなぁと感じています。本記事がこれから申請を行う皆様にとって，少しでも業務の効率化に役立てばいいなあと思います。